Umowa najmu - jak zabezpieczyć wynajmującego

Zawarcie umowy najmu, jak każdy stosunek zobowiązaniowy, rodzi pewne ryzyka po obu stronach kontraktu. W idealnym układzie, najemca terminowo uiszcza ciążące na nim świadczenia, natomiast wynajmujący korzysta z benefitów związanych z odpłatnym udostępnieniem obiektu osobie trzeciej. Jak pokazuje jednak życie, nie zawsze tak jest. Najróżniejsze czynniki prowadzą do sytuacji, w których, pomimo zawartej umowy oraz obowiązków w niej uregulowanych, najemca przestaje wywiązywać się ze swoich zobowiązań, narażając wynajmującego na stratę finansową. Warto zabezpieczyć się uprzednio przed takim scenariuszem i wprowadzić do umowy odpowiednie zabezpieczenia, które będą mobilizować najemcę do działania zgodnego z umową, a w razie czego umożliwią wynajmującemu wyegzekwowanie należnych jemu świadczeń.

W zależności od specyfiki przedmiotu najmu, możemy spotkać się z następującymi formami zabezpieczeń:

1. Gwarancja bankowa

Gwarancja udzielona przez bank w celu zabezpieczenia roszczeń pieniężnych wynajmującego, wynikających z umowy najmu. Udzielana jest do wysokości wprost określonej w umowie kwotowo lub też w wysokości określonej opisowo, np. jako: trzykrotność miesięcznego czynszu + należny podatek VAT oraz trzykrotność miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej + należny podatek VAT. Przy formułowaniu postanowień umownych dotyczących gwarancji, warto uregulować wprost, które roszczenia wynajmującego ma ona zabezpieczać. Ze względu na jego interes, korzystnym jest pozostawienie otwartego katalogu takich roszczeń. Mogą to być w szczególności roszczenia o zapłatę: (i) czynszu, (ii) opłat eksploatacyjnych, (iii) opłat indywidualnych, (iv) opłat marketingowych, (v) kar umownych, czy (vi) roszczeń z tytułu szkód wyrządzonych w lokalu. Z punktu widzenia wynajmującego, istotnym jest również uregulowanie zasad przekazania, odnawiania oraz skorzystania z zabezpieczenia. Najlepiej, gdy gwarancja bankowa, jak każde inne zabezpieczenie, o którym mowa poniżej, jest przekazana wynajmującemu niepóźniej niż w dniu wydania przedmiotu najmu. Jeżeli nie jest ona tzw. gwarancją "evergreen" (a więc samoodnawialną), postanowienia umowne powinny szczegółowo regulować zasady jej odnawiania i przedkładania wynajmującemu, zarówno w przypadku utraty jej ważności, jak i całkowitego lub częściowego skonsumowania jej przez stronę wynajmującą w okresie najmu. Warto przewidzieć także pewien bufor bezpieczeństwa, wprowadzając do umowy regulacje związane z przedłużeniem ważności gwarancji na okres przekraczający umówiony okres najmu. Wiąże się to z faktem, iż rozliczenie poszczególnych płatności, wynikających ze stosunku najmu, nierzadko z przyczyn obiektywnych następuje po jego zakończeniu. Aby uniknąć sytuacji, w której przy przekazaniu lokalu okazuje się, że dostarczony przez najemcę dokument gwarancji ma nieprawidłową treść lub zawiera błędy, zdarza się, że strony określają wzór gwarancji bankowej, który stanowi załącznik do umowy. Pozwala to uniknąć ewentualnych nieporozumień.

2. Gwarancja ubezpieczeniowa 

Rzadziej spotykana alternatywa dla gwarancji bankowej. Stanowi pisemne zobowiązanie zakładu ubezpieczeń (gwaranta) do wypłaty na rzecz wynajmującego, który jest podmiotem, na rzecz którego jest wystawiona, określonej sumy pieniężnej, na jego żądanie i oświadczenie, w sytuacji, w której najemca (wnioskodawca gwarancji) nie realizuje swoich zobowiązań wobec wynajmującego (beneficjenta). Podobnie, jak w przypadku gwarancji bankowej, istotnym jest uregulowanie w umowie najmu zasad jej przedłożenia, okresu ważności oraz wysokości sumy gwarancyjnej. W odróżnieniu od umowy ubezpieczenia, podobnie jak ma się to w przypadku gwarancji bankowej, zobowiązanie gwaranta przyjmuje zwykle postać zobowiązania nieodwołalnego i bezwarunkowego, co oznacza, że wypłata odszkodowania nie jest należna od istnienia uchybień najemcy wobec gwaranta czy wynajmującego wobec najemcy.

3. Akt notarialny dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c. 

Złożone w formie aktu notarialnego oświadczenie najemcy co do zapłaty kwot, wynikających z umowy najmu oraz co do wydania lokalu. Co do zabezpieczenia zobowiązań pieniężnych, istotnym jest, aby określić w umowie wysokość kwoty, do której najemca powinien dobrowolnie poddać się egzekucji. Z reguły określa się ją w umowie kwotowo lub też opisowo, poprzez zastosowanie konstrukcji typu: "do wysokości dziewięciokrotności miesięcznego czynszu powiększonego o należny podatek VAT oraz dziewięciokrotności miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej powiększonej o należny podatek VAT". W samym akcie notarialnym, którego wzór może stanowić załącznik do umowy, warto zrobić szczegółowe odnośniki do poszczególnych postanowień umowy, tak aby nie było wątpliwości, które zobowiązania zabezpiecza. Powinno się także określić termin, do którego wynajmujący może wystąpić o nadanie aktowi klauzuli wykonalności. Powinien on być skorelowany z uzgodnionym okresem najmu. Warto, aby podobnie jak gwarancja bankowa, przewidywał on pewien zapas czasowy na nadanie ww. klauzuli. W zakresie oświadczenia, wynikającego z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c., akt taki zabezpiecza wynajmującego przed sytuacją, w której najemca nie zwraca lokalu po ustaniu stosunku najmu. Podobnie, jak w przypadku innych zabezpieczeń umownych, oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, ze względu na zabezpieczenie interesu wynajmującego, powinno zostać doręczone wynajmującemu przed wydaniem przedmiotu najmu.

4. Poręczenie majątkowe

Forma zabezpieczenia często spotykana w sytuacji, w której spółka najemcy jest częścią większej grupy kapitałowej. W takiej sytuacji zdarza się, że strony uzgadniają, że za zobowiązania najemcy, wynikające z umowy najmu poręczy np. jego "spółka matka", czy też inny podmiot powiązany z nią kapitałowo. W treści umowy najmu określa się wówczas podmiot poręczyciela, sumę poręczenia oraz okres jego obowiązywania. Wzór samego poręczenia może stanowić załącznik do umowy, a najemca powinien być zobowiązany przedłożyć właściwy dokument poręczenia niepóźniej niż w dniu przekazania przedmiotu najmu.

5. Kaucja

Często spotykana forma zabezpieczenia, nierzadko stosowana jako alternatywa dla gwarancji bankowej. Polega na wpłaceniu przez najemcę na rachunek bankowy wynajmującego określonej sumy pieniężnej w celu zabezpieczenia jego ewentualnych roszczeń wynikających z umowy najmu. Podobnie jak w przypadku gwarancji, umowa powinna określać wysokość wymaganej kaucji, termin jej wpłaty, zasady korzystania z niej przez wynajmującego, uzupełniania oraz zwrotu.

Chociaż wymienione powyżej zabezpieczenia są najczęściej stosowane w umowach najmu powierzchni obiektów komercyjnych, zdarza się, że strony uzgodnią inne ich formy. Spośród tych rzadziej spotykanych, wymienić można weksel lub hipotekę ustanowioną na nieruchomości najemcy.

Z punktu widzenia wynajmującego najkorzystniejszymi są z całą pewnością gwarancje lub kaucja. Pozwalają na szybkie zaspokojenie roszczeń. Skorzystanie z aktu notarialnego dobrowolnego poddania się egzekucji wymaga nadania klauzuli wykonalności oraz skierowania sprawy do postępowania egzekucyjnego, co może znacznie wydłużyć pozyskanie należnych wynajmującemu kwot. Z punktu widzenia najemcy, najkorzystniejsze jest poręczenie majątkowe lub złożenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. To pierwsze jest bezkosztowe, natomiast akt stanowi tańszą alternatywę dla gwarancji, której ustanowienie i utrzymanie stanowi wymierny koszt dla najemcy. Kaucja skutkuje natomiast zamrożeniem środków pieniężnych na rachunku bankowym wynajmującego, co nie zawsze jest korzystne dla najemcy. Wynajmujący najczęściej wymaga od najemcy udzielenia dwojakiego zabezpieczenia. Z reguły występują one w następujących konfiguracjach:

1) Gwarancja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

2) Gwarancja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

3) Kaucja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

4) Kaucja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

5) Poręczenie majątkowe + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

6) Poręczenie majątkowe + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.