Opłata eksploatacyjna. Jak gospodarować obiektem?

Opłata eksploatacyjna jest, drugim obok czynszu, istotnym świadczeniem, którym zwykło się obciążać najemcę przy najmie powierzchni komercyjnych. Najogólniej rzecz mówiąc, stanowi ona opłatę obliczoną jako udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty ponoszone przez wynajmującego (lub przez podmiot zarządzający) na obiekt. Ma ona istotne znaczenie w sytuacji, gdy lokal najemcy jest jedną z wielu powierzchni przeznaczonych pod najem. W takim przypadku, wszyscy najemcy partycypują w kosztach związanych z funkcjonowaniem i obsługą obiektu jako całości. Z uwagi na fakt, iż wynajmujący lub zarządca nie są w stanie przewidzieć, jak konkretnie będą kształtować takie koszty, strony umawiają się z reguły na określoną kwotę płatnej miesięcznie zaliczki za metr kwadratowy wynajętej powierzchni, która uiszczana jest na poczet opłaty eksploatacyjnej i następnie rozliczana po roku kalendarzowym okresu najmu. Na podstawie takiego rozliczenia określa się następnie wysokość zaliczki na kolejny rok oraz stwierdza się, czy w roku poprzednim wystąpiła nadpłata czy też niedopłata. Zdarza się, że w przypadku nadpłaty, postanowienia umowne przewidują zaliczenie jej na poczet przyszłych zaliczek na opłatę eksploatacyjną. Strony mogą się również umówić na procentowe ograniczenie wzrostu zaliczki, wprowadzając tzw. CAP na opłatę eksploatacyjną i/lub na obowiązek ewentualnych dopłat do opłaty eksploatacyjnej. W umowie określa się wówczas, iż wzrost zaliczki na poczet service charge nie może np. wzrosnąć o 15% w stosunku do wysokości zaliczki w roku poprzednim. Zabieg ten ma na celu zabezpieczenie najemcy przed nieograniczonym i niekontrolowanym wzrostem opłaty eksploatacyjnej. W obiektach komercyjnych, w których występuje duża rozpiętość powierzchniowa powierzchni przeznaczonych pod najem, zdarza się, że kluczowi najemcy (czy to ze względu na ww. dużą powierzchnię najmu, czy to z uwagi na swoją renomę lub markę), ponoszą opłatę eksploatacyjną na innych, bardziej preferencyjnych zasadach. Zdarza się też, że opłata eksploatacyjna nie występuje, jako odrębne świadczenie, lecz jest skalkulowana w ustalonej przez strony stawce czynszu. W takim wypadku, strony umawiają się na określony ryczałt, a opłata jako taka nie jest corocznie rozliczana. Podlega ona wówczas zazwyczaj waloryzacji.

Redagując postanowienia umowne, w interesie wynajmującego jest zachowanie otwartego katalogu tego, co ma się składać na opłatę eksploatacyjną. W interesie najemcy, wręcz przeciwnie. Ogólne określenie, że opłata eksploatacyjna stanowi udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty, które dotyczą obiektu, pozwala wynajmującemu lub zarządcy na dużą dowolność we przerzucaniu kosztów na najemców oraz może w okresie najmu być przyczynkiem do sytuacji spornych pomiędzy stronami. Z tego też względu, abstrahując od tego czy ostatecznie katalog kosztów i opłat składających się na service charge jest zamknięty czy otwarty, korzystnym dla stron umowy najmu jest możliwie szczegółowe określenie w umowie (lub załączniku do umowy) składników opłaty eksploatacyjnej. W zależności od charakteru obiektu w jej skład wchodzić mogą przede wszystkim:

1) wszelkie koszty związane z utrzymaniem obiektu jako całości w odpowiednim stanie technicznym, takie jak:

a) koszty zapewnienia serwisowania, konserwacji, przeglądów i napraw infrastruktury obiektu (m.in. układu drogowego, parkingów, terenów zielonych), jego wszelkich urządzeń i instalacji (m.in. instalacji klimatyzacyjnej i wentylacyjnej, schodów ruchomych, wind, drzwi, instalacji przeciwpożarowych, elektrycznych, wodnych, alarmowych, telefonicznych),

b) koszty utrzymania lub zatrudnienia służb zajmujących się obsługą i konserwacją ww. infrastruktury, urządzeń i instalacji,

c) koszty materiałów eksploatacyjnych dotyczących konserwacji ww. urządzeń i instalacji,

d) koszty konserwacji i odnawiania szyldów, banerów, masztów, drogowskazów, ogłoszeń, flag, map lokalizacyjnych, ekspozycji, tablic przeciwpożarowych, reklam, pylonów, semaforów oraz innej infrastruktury technicznej niezbędnej do funkcjonowania obiektu,

e) koszty remontów,

f) koszty zapewnienia oraz naprawy, serwisowania i wymiany kontenerów i innych pojemników na odpady na ternie obiektu,

g) koszty prowadzenia wszelkich robót i instalacji wszelkich urządzeń niezbędnych do dostosowania obiektu do obowiązujących przepisów prawa lub decyzji administracyjnych,

2) koszty związane z bieżącym funkcjonowaniem obiektu, takie jak:

a) koszty zużycia energii elektrycznej, wody i ścieków, gazu, koszty produkcji i dostarczenia czynnika grzewczego, wywozu wszelkich nieczystości stałych i płynnych, usług telekomunikacyjnych oraz informatycznych (m.in.: telefonów, Internetu) świadczonych na rzecz obiektu, w którym zlokalizowany jest lokal najemcy,

b) wynagrodzenie i koszty podmiotu zarządzającego i administrującego obiektem,

c) koszty sprzątania, ochrony, pielęgnacji roślin i zieleni, wywozu nieczystości, odśnieżania (m.in.: ciągów komunikacyjnych, parkingów, dróg dojazdowych oraz dachów),

d) koszty zapewnienia i wymiany roślinności oraz elementów architektury krajobrazu na terenie obiektu,

e) koszty zapewnienia personelu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania obiektu jako całości,

f) koszty ubezpieczenia obiektu przez wynajmującego,

g) koszty utrzymania pomieszczeń przeznaczonych dla administracji i obsługi obiektu,

3) koszty podatków i opłat (w tym m.in.: podatku od nieruchomości, opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego, opłaty planistycznej, opłaty adiacenckiej, opłaty z tytułu wyłączenia gruntu z produkcji rolnej, wynagrodzeń oraz kosztów płaconych w związku ze służebnościami, dzierżawą, najmem lub innymi prawami uprawniającymi do korzystania z nieruchomości osób trzecich, w szczególności w zakresie: parkingów, układu drogowego, sieci i infrastruktury w zakresie dostaw mediów, oznaczeń, pylonu i innych urządzeń reklamowych, koniecznych lub użytecznych dla funkcjonowania obiektu) ponoszonych przez wynajmującego, w tym koszty związane z urządzeniami i instalacjami koniecznymi do korzystania z takich praw lub koszty takich podatków i opłat, które je zastąpią, bądź zostaną wprowadzone obok nich,

4) koszty związane z promocją i reklamą obiektu, obejmujące w szczególności wszelkiego rodzaju koszty marketingu i promocji we wszelkich dostępnych mediach, w tym koszt prowadzenia akcji promocyjnych i marketingowych na terenie obiektu, jak i poza nim, umieszczania reklam obiektu w mediach dowolnie wybranych przez wynajmującego (w tym w prasie, radiu i telewizji), wydawania i dystrybucji gazetki promocyjnej, reklamowania obiektu na bilbordach, w tym koszty ponoszone na rzecz osób trzecich, zapewniających tego rodzaju usługi w odniesieniu do całego obiektu.

W zależności od specyfiki obiektu, do powyższego katalogu wchodzić również mogą inne części składowe, takie jak np. koszty zapewnienia masowego transportu klientów do obiektu czy koszty zapewnienia, serwisowania, konserwacji systemu liczenia klientów.

Niezależnie od przyjęcia w umowie najmu otwartego katalogu składników opłaty eksploatacyjnej, zdarza się, że wynajmujący forsuje umieszczenie w jej tekście zapisu, zgodnie z którym, najemca zobowiązany jest do zwrotu kosztów podatków i opłat poza opłatą eksploatacyjną, o ile wynajmujący tak zdecyduje. Jest to regulacja bardzo wygodna dla wynajmującego, gdyż do obciążenia najemcy takim kosztem nie musi czekać do corocznego rozliczenia service charge. Unika w ten sposób kredytowania tego kosztu na rzecz najemców. Przy stosunkowo wysokich opłatach planistycznych czy adiacenckich rozwiązanie takie jest dla wynajmującego bardzo korzystne.