Umowa najmu - jak zabezpieczyć wynajmującego

Zawarcie umowy najmu, jak każdy stosunek zobowiązaniowy, rodzi pewne ryzyka po obu stronach kontraktu. W idealnym układzie, najemca terminowo uiszcza ciążące na nim świadczenia, natomiast wynajmujący korzysta z benefitów związanych z odpłatnym udostępnieniem obiektu osobie trzeciej. Jak pokazuje jednak życie, nie zawsze tak jest. Najróżniejsze czynniki prowadzą do sytuacji, w których, pomimo zawartej umowy oraz obowiązków w niej uregulowanych, najemca przestaje wywiązywać się ze swoich zobowiązań, narażając wynajmującego na stratę finansową. Warto zabezpieczyć się uprzednio przed takim scenariuszem i wprowadzić do umowy odpowiednie zabezpieczenia, które będą mobilizować najemcę do działania zgodnego z umową, a w razie czego umożliwią wynajmującemu wyegzekwowanie należnych jemu świadczeń.

W zależności od specyfiki przedmiotu najmu, możemy spotkać się z następującymi formami zabezpieczeń:

1. Gwarancja bankowa

Gwarancja udzielona przez bank w celu zabezpieczenia roszczeń pieniężnych wynajmującego, wynikających z umowy najmu. Udzielana jest do wysokości wprost określonej w umowie kwotowo lub też w wysokości określonej opisowo, np. jako: trzykrotność miesięcznego czynszu + należny podatek VAT oraz trzykrotność miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej + należny podatek VAT. Przy formułowaniu postanowień umownych dotyczących gwarancji, warto uregulować wprost, które roszczenia wynajmującego ma ona zabezpieczać. Ze względu na jego interes, korzystnym jest pozostawienie otwartego katalogu takich roszczeń. Mogą to być w szczególności roszczenia o zapłatę: (i) czynszu, (ii) opłat eksploatacyjnych, (iii) opłat indywidualnych, (iv) opłat marketingowych, (v) kar umownych, czy (vi) roszczeń z tytułu szkód wyrządzonych w lokalu. Z punktu widzenia wynajmującego, istotnym jest również uregulowanie zasad przekazania, odnawiania oraz skorzystania z zabezpieczenia. Najlepiej, gdy gwarancja bankowa, jak każde inne zabezpieczenie, o którym mowa poniżej, jest przekazana wynajmującemu niepóźniej niż w dniu wydania przedmiotu najmu. Jeżeli nie jest ona tzw. gwarancją "evergreen" (a więc samoodnawialną), postanowienia umowne powinny szczegółowo regulować zasady jej odnawiania i przedkładania wynajmującemu, zarówno w przypadku utraty jej ważności, jak i całkowitego lub częściowego skonsumowania jej przez stronę wynajmującą w okresie najmu. Warto przewidzieć także pewien bufor bezpieczeństwa, wprowadzając do umowy regulacje związane z przedłużeniem ważności gwarancji na okres przekraczający umówiony okres najmu. Wiąże się to z faktem, iż rozliczenie poszczególnych płatności, wynikających ze stosunku najmu, nierzadko z przyczyn obiektywnych następuje po jego zakończeniu. Aby uniknąć sytuacji, w której przy przekazaniu lokalu okazuje się, że dostarczony przez najemcę dokument gwarancji ma nieprawidłową treść lub zawiera błędy, zdarza się, że strony określają wzór gwarancji bankowej, który stanowi załącznik do umowy. Pozwala to uniknąć ewentualnych nieporozumień.

2. Gwarancja ubezpieczeniowa 

Rzadziej spotykana alternatywa dla gwarancji bankowej. Stanowi pisemne zobowiązanie zakładu ubezpieczeń (gwaranta) do wypłaty na rzecz wynajmującego, który jest podmiotem, na rzecz którego jest wystawiona, określonej sumy pieniężnej, na jego żądanie i oświadczenie, w sytuacji, w której najemca (wnioskodawca gwarancji) nie realizuje swoich zobowiązań wobec wynajmującego (beneficjenta). Podobnie, jak w przypadku gwarancji bankowej, istotnym jest uregulowanie w umowie najmu zasad jej przedłożenia, okresu ważności oraz wysokości sumy gwarancyjnej. W odróżnieniu od umowy ubezpieczenia, podobnie jak ma się to w przypadku gwarancji bankowej, zobowiązanie gwaranta przyjmuje zwykle postać zobowiązania nieodwołalnego i bezwarunkowego, co oznacza, że wypłata odszkodowania nie jest należna od istnienia uchybień najemcy wobec gwaranta czy wynajmującego wobec najemcy.

3. Akt notarialny dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c. 

Złożone w formie aktu notarialnego oświadczenie najemcy co do zapłaty kwot, wynikających z umowy najmu oraz co do wydania lokalu. Co do zabezpieczenia zobowiązań pieniężnych, istotnym jest, aby określić w umowie wysokość kwoty, do której najemca powinien dobrowolnie poddać się egzekucji. Z reguły określa się ją w umowie kwotowo lub też opisowo, poprzez zastosowanie konstrukcji typu: "do wysokości dziewięciokrotności miesięcznego czynszu powiększonego o należny podatek VAT oraz dziewięciokrotności miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej powiększonej o należny podatek VAT". W samym akcie notarialnym, którego wzór może stanowić załącznik do umowy, warto zrobić szczegółowe odnośniki do poszczególnych postanowień umowy, tak aby nie było wątpliwości, które zobowiązania zabezpiecza. Powinno się także określić termin, do którego wynajmujący może wystąpić o nadanie aktowi klauzuli wykonalności. Powinien on być skorelowany z uzgodnionym okresem najmu. Warto, aby podobnie jak gwarancja bankowa, przewidywał on pewien zapas czasowy na nadanie ww. klauzuli. W zakresie oświadczenia, wynikającego z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c., akt taki zabezpiecza wynajmującego przed sytuacją, w której najemca nie zwraca lokalu po ustaniu stosunku najmu. Podobnie, jak w przypadku innych zabezpieczeń umownych, oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, ze względu na zabezpieczenie interesu wynajmującego, powinno zostać doręczone wynajmującemu przed wydaniem przedmiotu najmu.

4. Poręczenie majątkowe

Forma zabezpieczenia często spotykana w sytuacji, w której spółka najemcy jest częścią większej grupy kapitałowej. W takiej sytuacji zdarza się, że strony uzgadniają, że za zobowiązania najemcy, wynikające z umowy najmu poręczy np. jego "spółka matka", czy też inny podmiot powiązany z nią kapitałowo. W treści umowy najmu określa się wówczas podmiot poręczyciela, sumę poręczenia oraz okres jego obowiązywania. Wzór samego poręczenia może stanowić załącznik do umowy, a najemca powinien być zobowiązany przedłożyć właściwy dokument poręczenia niepóźniej niż w dniu przekazania przedmiotu najmu.

5. Kaucja

Często spotykana forma zabezpieczenia, nierzadko stosowana jako alternatywa dla gwarancji bankowej. Polega na wpłaceniu przez najemcę na rachunek bankowy wynajmującego określonej sumy pieniężnej w celu zabezpieczenia jego ewentualnych roszczeń wynikających z umowy najmu. Podobnie jak w przypadku gwarancji, umowa powinna określać wysokość wymaganej kaucji, termin jej wpłaty, zasady korzystania z niej przez wynajmującego, uzupełniania oraz zwrotu.

Chociaż wymienione powyżej zabezpieczenia są najczęściej stosowane w umowach najmu powierzchni obiektów komercyjnych, zdarza się, że strony uzgodnią inne ich formy. Spośród tych rzadziej spotykanych, wymienić można weksel lub hipotekę ustanowioną na nieruchomości najemcy.

Z punktu widzenia wynajmującego najkorzystniejszymi są z całą pewnością gwarancje lub kaucja. Pozwalają na szybkie zaspokojenie roszczeń. Skorzystanie z aktu notarialnego dobrowolnego poddania się egzekucji wymaga nadania klauzuli wykonalności oraz skierowania sprawy do postępowania egzekucyjnego, co może znacznie wydłużyć pozyskanie należnych wynajmującemu kwot. Z punktu widzenia najemcy, najkorzystniejsze jest poręczenie majątkowe lub złożenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. To pierwsze jest bezkosztowe, natomiast akt stanowi tańszą alternatywę dla gwarancji, której ustanowienie i utrzymanie stanowi wymierny koszt dla najemcy. Kaucja skutkuje natomiast zamrożeniem środków pieniężnych na rachunku bankowym wynajmującego, co nie zawsze jest korzystne dla najemcy. Wynajmujący najczęściej wymaga od najemcy udzielenia dwojakiego zabezpieczenia. Z reguły występują one w następujących konfiguracjach:

1) Gwarancja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

2) Gwarancja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

3) Kaucja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

4) Kaucja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

5) Poręczenie majątkowe + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

6) Poręczenie majątkowe + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

Opłata eksploatacyjna. Jak gospodarować obiektem?

Opłata eksploatacyjna jest, drugim obok czynszu, istotnym świadczeniem, którym zwykło się obciążać najemcę przy najmie powierzchni komercyjnych. Najogólniej rzecz mówiąc, stanowi ona opłatę obliczoną jako udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty ponoszone przez wynajmującego (lub przez podmiot zarządzający) na obiekt. Ma ona istotne znaczenie w sytuacji, gdy lokal najemcy jest jedną z wielu powierzchni przeznaczonych pod najem. W takim przypadku, wszyscy najemcy partycypują w kosztach związanych z funkcjonowaniem i obsługą obiektu jako całości. Z uwagi na fakt, iż wynajmujący lub zarządca nie są w stanie przewidzieć, jak konkretnie będą kształtować takie koszty, strony umawiają się z reguły na określoną kwotę płatnej miesięcznie zaliczki za metr kwadratowy wynajętej powierzchni, która uiszczana jest na poczet opłaty eksploatacyjnej i następnie rozliczana po roku kalendarzowym okresu najmu. Na podstawie takiego rozliczenia określa się następnie wysokość zaliczki na kolejny rok oraz stwierdza się, czy w roku poprzednim wystąpiła nadpłata czy też niedopłata. Zdarza się, że w przypadku nadpłaty, postanowienia umowne przewidują zaliczenie jej na poczet przyszłych zaliczek na opłatę eksploatacyjną. Strony mogą się również umówić na procentowe ograniczenie wzrostu zaliczki, wprowadzając tzw. CAP na opłatę eksploatacyjną i/lub na obowiązek ewentualnych dopłat do opłaty eksploatacyjnej. W umowie określa się wówczas, iż wzrost zaliczki na poczet service charge nie może np. wzrosnąć o 15% w stosunku do wysokości zaliczki w roku poprzednim. Zabieg ten ma na celu zabezpieczenie najemcy przed nieograniczonym i niekontrolowanym wzrostem opłaty eksploatacyjnej. W obiektach komercyjnych, w których występuje duża rozpiętość powierzchniowa powierzchni przeznaczonych pod najem, zdarza się, że kluczowi najemcy (czy to ze względu na ww. dużą powierzchnię najmu, czy to z uwagi na swoją renomę lub markę), ponoszą opłatę eksploatacyjną na innych, bardziej preferencyjnych zasadach. Zdarza się też, że opłata eksploatacyjna nie występuje, jako odrębne świadczenie, lecz jest skalkulowana w ustalonej przez strony stawce czynszu. W takim wypadku, strony umawiają się na określony ryczałt, a opłata jako taka nie jest corocznie rozliczana. Podlega ona wówczas zazwyczaj waloryzacji.

Redagując postanowienia umowne, w interesie wynajmującego jest zachowanie otwartego katalogu tego, co ma się składać na opłatę eksploatacyjną. W interesie najemcy, wręcz przeciwnie. Ogólne określenie, że opłata eksploatacyjna stanowi udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty, które dotyczą obiektu, pozwala wynajmującemu lub zarządcy na dużą dowolność we przerzucaniu kosztów na najemców oraz może w okresie najmu być przyczynkiem do sytuacji spornych pomiędzy stronami. Z tego też względu, abstrahując od tego czy ostatecznie katalog kosztów i opłat składających się na service charge jest zamknięty czy otwarty, korzystnym dla stron umowy najmu jest możliwie szczegółowe określenie w umowie (lub załączniku do umowy) składników opłaty eksploatacyjnej. W zależności od charakteru obiektu w jej skład wchodzić mogą przede wszystkim:

1) wszelkie koszty związane z utrzymaniem obiektu jako całości w odpowiednim stanie technicznym, takie jak:

a) koszty zapewnienia serwisowania, konserwacji, przeglądów i napraw infrastruktury obiektu (m.in. układu drogowego, parkingów, terenów zielonych), jego wszelkich urządzeń i instalacji (m.in. instalacji klimatyzacyjnej i wentylacyjnej, schodów ruchomych, wind, drzwi, instalacji przeciwpożarowych, elektrycznych, wodnych, alarmowych, telefonicznych),

b) koszty utrzymania lub zatrudnienia służb zajmujących się obsługą i konserwacją ww. infrastruktury, urządzeń i instalacji,

c) koszty materiałów eksploatacyjnych dotyczących konserwacji ww. urządzeń i instalacji,

d) koszty konserwacji i odnawiania szyldów, banerów, masztów, drogowskazów, ogłoszeń, flag, map lokalizacyjnych, ekspozycji, tablic przeciwpożarowych, reklam, pylonów, semaforów oraz innej infrastruktury technicznej niezbędnej do funkcjonowania obiektu,

e) koszty remontów,

f) koszty zapewnienia oraz naprawy, serwisowania i wymiany kontenerów i innych pojemników na odpady na ternie obiektu,

g) koszty prowadzenia wszelkich robót i instalacji wszelkich urządzeń niezbędnych do dostosowania obiektu do obowiązujących przepisów prawa lub decyzji administracyjnych,

2) koszty związane z bieżącym funkcjonowaniem obiektu, takie jak:

a) koszty zużycia energii elektrycznej, wody i ścieków, gazu, koszty produkcji i dostarczenia czynnika grzewczego, wywozu wszelkich nieczystości stałych i płynnych, usług telekomunikacyjnych oraz informatycznych (m.in.: telefonów, Internetu) świadczonych na rzecz obiektu, w którym zlokalizowany jest lokal najemcy,

b) wynagrodzenie i koszty podmiotu zarządzającego i administrującego obiektem,

c) koszty sprzątania, ochrony, pielęgnacji roślin i zieleni, wywozu nieczystości, odśnieżania (m.in.: ciągów komunikacyjnych, parkingów, dróg dojazdowych oraz dachów),

d) koszty zapewnienia i wymiany roślinności oraz elementów architektury krajobrazu na terenie obiektu,

e) koszty zapewnienia personelu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania obiektu jako całości,

f) koszty ubezpieczenia obiektu przez wynajmującego,

g) koszty utrzymania pomieszczeń przeznaczonych dla administracji i obsługi obiektu,

3) koszty podatków i opłat (w tym m.in.: podatku od nieruchomości, opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego, opłaty planistycznej, opłaty adiacenckiej, opłaty z tytułu wyłączenia gruntu z produkcji rolnej, wynagrodzeń oraz kosztów płaconych w związku ze służebnościami, dzierżawą, najmem lub innymi prawami uprawniającymi do korzystania z nieruchomości osób trzecich, w szczególności w zakresie: parkingów, układu drogowego, sieci i infrastruktury w zakresie dostaw mediów, oznaczeń, pylonu i innych urządzeń reklamowych, koniecznych lub użytecznych dla funkcjonowania obiektu) ponoszonych przez wynajmującego, w tym koszty związane z urządzeniami i instalacjami koniecznymi do korzystania z takich praw lub koszty takich podatków i opłat, które je zastąpią, bądź zostaną wprowadzone obok nich,

4) koszty związane z promocją i reklamą obiektu, obejmujące w szczególności wszelkiego rodzaju koszty marketingu i promocji we wszelkich dostępnych mediach, w tym koszt prowadzenia akcji promocyjnych i marketingowych na terenie obiektu, jak i poza nim, umieszczania reklam obiektu w mediach dowolnie wybranych przez wynajmującego (w tym w prasie, radiu i telewizji), wydawania i dystrybucji gazetki promocyjnej, reklamowania obiektu na bilbordach, w tym koszty ponoszone na rzecz osób trzecich, zapewniających tego rodzaju usługi w odniesieniu do całego obiektu.

W zależności od specyfiki obiektu, do powyższego katalogu wchodzić również mogą inne części składowe, takie jak np. koszty zapewnienia masowego transportu klientów do obiektu czy koszty zapewnienia, serwisowania, konserwacji systemu liczenia klientów.

Niezależnie od przyjęcia w umowie najmu otwartego katalogu składników opłaty eksploatacyjnej, zdarza się, że wynajmujący forsuje umieszczenie w jej tekście zapisu, zgodnie z którym, najemca zobowiązany jest do zwrotu kosztów podatków i opłat poza opłatą eksploatacyjną, o ile wynajmujący tak zdecyduje. Jest to regulacja bardzo wygodna dla wynajmującego, gdyż do obciążenia najemcy takim kosztem nie musi czekać do corocznego rozliczenia service charge. Unika w ten sposób kredytowania tego kosztu na rzecz najemców. Przy stosunkowo wysokich opłatach planistycznych czy adiacenckich rozwiązanie takie jest dla wynajmującego bardzo korzystne.