CAP jako ogranicznik opłaty eksploatacyjnej

W sytuacji, w której strony umowy najmu uzgodnią, że jednym z zobowiązań obciążających najemcę jest obowiązek zapłaty opłaty eksploatacyjnej w formie zaliczki (płatnej np. miesięcznie), która następnie rozliczana jest np. raz w roku, zdarza się, że strony ograniczają ewentualny wzrost tego świadczenia stosując w umowie tzw. CAP. Zabieg ten polega na ograniczeniu możliwości podwyższenia czy to zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej przez wynajmującego, czy też ograniczenia wysokości dopłaty do uiszczonej w danym okresie (np. rocznym) opłaty eksploatacyjnej. W umowie określona jest zazwyczaj bazowa kwota zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej określona jako "X" zł za metr kwadratowy powierzchni najmu. Z reguły zaliczki te płatne są w okresach miesięcznych, podobnie jak czynsz. Siłą rzeczy, szczególnie w przypadku pierwszej komercjalizacji obiektu, jeszcze podczas jego powstawania, wszelkie koszty wspólne mają charakter wyłącznie szacunkowych. Wartości zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych są szacowane przez wynajmującego w ten sposób, aby rachunek ekonomiczny funkcjonowania obiektu był dodatni. Tym niemniej szacunki szacunkami, a rzeczywistość rzeczywistością. Nierzadko zdarza się, że po roku funkcjonowania obiektu okazuje się, że rzeczywiste koszty wspólne przewyższają te szacunkowe. Wówczas wynajmujący (lub zarządca obiektu), przy rozliczaniu danego roku, zmuszony jest zwrócić się do najemców o dokonanie stosownych dopłat do uiszczonej dotychczas opłaty eksploatacyjnej, które to dopłaty spowodują, że świadczenie rzeczywiście zapłacone przez najemców będzie odpowiadać ich udziałom w rzeczywistych kosztach wspólnych obiektu. Na podstawie takiego rocznego rozliczenia określana jest także nowa wartość miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej na nowy rok najmu. W przypadku, gdy wykonane przez wynajmującego (lub zarządcę obiektu) roczne rozliczenie wykaże nadpłatę uiszczonego dotychczas przez najemcę na poczet opłaty eksploatacyjnej świadczenia, zdarza się że umowa przewiduje zaliczenie jej na poczet przyszłych opłat. Najemcy, chcąc zabezpieczyć się przed niekontrolowanym i nielimitowanym wzrostem zaliczek na opłatę eksploatacyjną na kolejne lata najmu, lub też dopłat do opłaty eksploatacyjnej, negocjują w swoich umowach postanowienia o tzw. CAPie. Strony określają wówczas procent:

a) powyżej którego wynajmujący nie może podwyższyć dotychczasowej stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej,

b) powyżej którego wynajmujący nie może zobowiązać najemcy do uiszczenia dopłaty do uiszczonej w danym roku sumy zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej - niezależnie od tego, że rzeczywisty udział w kosztach wspólnych przypadający na najemcę w rzeczywistości okazał się wyższy.

Im niższy procent, tym lepiej dla najemcy. Jego wyższa wartość daje natomiast wynajmującego większy margines błędu w szacowaniu kosztów wspólnych obiektu oraz ogranicza ryzyko poniesienia straty.

Zdarza się, że umowa najmu przewiduje jedynie CAP na wzrost stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej. W takim wypadku ewentualny obowiązek dopłaty przez najemcę jest niczym nieograniczony, a wynajmujący ma możliwość odzyskania części kosztów rzeczywiście przez niego poniesionych na bieżące funkcjonowanie obiektu.

CAP nie ma racji bytu w sytuacji, w której strony umówią się na ryczałtową opłatę eksploatacyjną. W takim przypadku jest ona zazwyczaj waloryzowana na zasadach określonych w umowie najmu.

Poniżej przedstawiam przykładowe postanowienia dotyczące opłaty eksploatacyjnej oraz CAPu stosowane w umowach najmu:

Najemca zobowiązuje się wnosić miesięczne zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej, których wysokość obowiązująca od pierwszego roku kalendarzowego, w którym nastąpiło przekazanie lokalu, wynosi [...] zł za jeden (1) metr kwadratowy. W kolejnych latach najmu, wysokość zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej zostanie wstępnie ustalona przez wynajmującego na podstawie oszacowania udziału najemcy w przewidywanych rocznych kosztach świadczeń eksploatacyjnych i zostanie przedstawiona najemcy. Miesięczna zaliczka na poczet opłaty eksploatacyjnej będzie odpowiadała 1/12 części oszacowanego udziału najemcy w rocznej opłacie eksploatacyjnej. Oszacowanie to zostanie opracowane przez wynajmującego nie później niż do [...] każdego roku i będzie obejmowało przewidywane na kolejny rok wydatki określone w ust. [...] niniejszego paragrafu z mocą obowiązującą wstecznie, to jest począwszy od 1 stycznia każdego roku. Strony zgodnie ustalają, że wysokość ustalonej w ten sposób, nowej stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej nie może wzrosnąć o więcej niż [...]% ([...] procent) w stosunku do stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej wnoszonej przez najemcę w roku poprzednim. Do dnia ustalenia zakładanej opłaty eksploatacyjnej na bieżący rok najmu, najemca zobowiązany jest płacić wynajmującemu tymczasowo miesięcznie zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej, w wysokości ustalonej dla poprzedniego roku najmu.

Opłata eksploatacyjna będzie rozliczana pomiędzy najemcą a wynajmującym raz w roku, nie później niż do [...] każdego roku kalendarzowego na podstawie faktycznych kosztów poniesionych przez Wynajmującego na świadczenia eksploatacyjne. Najemca zapłaci wynajmującemu ewentualną różnicę pomiędzy obliczoną i należną za rok rozliczeniowy opłatą eksploatacyjną a sumą wpłaconych miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej w terminie [...] ([...]) dni od otrzymania faktury VAT, obejmującej to rozliczenie. Strony zgodnie ustalają, że wysokość ewentualnej dopłaty najemcy do opłaty eksploatacyjnej nie będzie wyższa niż [...]% ([...] procent) sumy miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej za poprzedni rok. Jeżeli okres najmu rozpoczął się w trakcie roku kalendarzowego, wówczas do obliczenia limitu dopłaty przyjmuję się, iż całkowita kwota opłaty eksploatacyjnej za pierwszy niepełny rok najmu stanowi kwotę ustaloną w następujący sposób: ((X +Y)/Z)*365, (gdzie: „X” to suma miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej za okres od daty przekazania lokalu do końca roku, w którym nastąpiło otwarcie lokalu lub obiektu, w zależności, które zdarzenie nastąpiło wcześniej; „Y” to dopłata ustalana na koniec roku, w którym nastąpiło otwarcie lokalu lub obiektu, w zależności, które zdarzenie nastąpiło wcześniej, wyliczona z zastrzeżeniem poprzedniego zdania; „Z” to liczba dni za okres od daty przekazania lokalu do końca roku, w którym nastąpiło otwarcie lokalu lub obiektu, w zależności, które zdarzenie nastąpiło wcześniej). Tym samym, ewentualna dopłata należna od najemcy (różnica, o której mowa powyżej) zostanie ustalona z uwzględnieniem ograniczenia, o którym mowa w zdaniach poprzedzających. W przypadku nadwyżki, wynajmujący zaliczy najemcy taką nadpłatę na poczet przyszłych miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej, na co Najemca niniejszym wyraża zgodę.

Umowa najmu - jak zabezpieczyć wynajmującego

Zawarcie umowy najmu, jak każdy stosunek zobowiązaniowy, rodzi pewne ryzyka po obu stronach kontraktu. W idealnym układzie, najemca terminowo uiszcza ciążące na nim świadczenia, natomiast wynajmujący korzysta z benefitów związanych z odpłatnym udostępnieniem obiektu osobie trzeciej. Jak pokazuje jednak życie, nie zawsze tak jest. Najróżniejsze czynniki prowadzą do sytuacji, w których, pomimo zawartej umowy oraz obowiązków w niej uregulowanych, najemca przestaje wywiązywać się ze swoich zobowiązań, narażając wynajmującego na stratę finansową. Warto zabezpieczyć się uprzednio przed takim scenariuszem i wprowadzić do umowy odpowiednie zabezpieczenia, które będą mobilizować najemcę do działania zgodnego z umową, a w razie czego umożliwią wynajmującemu wyegzekwowanie należnych jemu świadczeń.

W zależności od specyfiki przedmiotu najmu, możemy spotkać się z następującymi formami zabezpieczeń:

1. Gwarancja bankowa

Gwarancja udzielona przez bank w celu zabezpieczenia roszczeń pieniężnych wynajmującego, wynikających z umowy najmu. Udzielana jest do wysokości wprost określonej w umowie kwotowo lub też w wysokości określonej opisowo, np. jako: trzykrotność miesięcznego czynszu + należny podatek VAT oraz trzykrotność miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej + należny podatek VAT. Przy formułowaniu postanowień umownych dotyczących gwarancji, warto uregulować wprost, które roszczenia wynajmującego ma ona zabezpieczać. Ze względu na jego interes, korzystnym jest pozostawienie otwartego katalogu takich roszczeń. Mogą to być w szczególności roszczenia o zapłatę: (i) czynszu, (ii) opłat eksploatacyjnych, (iii) opłat indywidualnych, (iv) opłat marketingowych, (v) kar umownych, czy (vi) roszczeń z tytułu szkód wyrządzonych w lokalu. Z punktu widzenia wynajmującego, istotnym jest również uregulowanie zasad przekazania, odnawiania oraz skorzystania z zabezpieczenia. Najlepiej, gdy gwarancja bankowa, jak każde inne zabezpieczenie, o którym mowa poniżej, jest przekazana wynajmującemu niepóźniej niż w dniu wydania przedmiotu najmu. Jeżeli nie jest ona tzw. gwarancją "evergreen" (a więc samoodnawialną), postanowienia umowne powinny szczegółowo regulować zasady jej odnawiania i przedkładania wynajmującemu, zarówno w przypadku utraty jej ważności, jak i całkowitego lub częściowego skonsumowania jej przez stronę wynajmującą w okresie najmu. Warto przewidzieć także pewien bufor bezpieczeństwa, wprowadzając do umowy regulacje związane z przedłużeniem ważności gwarancji na okres przekraczający umówiony okres najmu. Wiąże się to z faktem, iż rozliczenie poszczególnych płatności, wynikających ze stosunku najmu, nierzadko z przyczyn obiektywnych następuje po jego zakończeniu. Aby uniknąć sytuacji, w której przy przekazaniu lokalu okazuje się, że dostarczony przez najemcę dokument gwarancji ma nieprawidłową treść lub zawiera błędy, zdarza się, że strony określają wzór gwarancji bankowej, który stanowi załącznik do umowy. Pozwala to uniknąć ewentualnych nieporozumień.

2. Gwarancja ubezpieczeniowa 

Rzadziej spotykana alternatywa dla gwarancji bankowej. Stanowi pisemne zobowiązanie zakładu ubezpieczeń (gwaranta) do wypłaty na rzecz wynajmującego, który jest podmiotem, na rzecz którego jest wystawiona, określonej sumy pieniężnej, na jego żądanie i oświadczenie, w sytuacji, w której najemca (wnioskodawca gwarancji) nie realizuje swoich zobowiązań wobec wynajmującego (beneficjenta). Podobnie, jak w przypadku gwarancji bankowej, istotnym jest uregulowanie w umowie najmu zasad jej przedłożenia, okresu ważności oraz wysokości sumy gwarancyjnej. W odróżnieniu od umowy ubezpieczenia, podobnie jak ma się to w przypadku gwarancji bankowej, zobowiązanie gwaranta przyjmuje zwykle postać zobowiązania nieodwołalnego i bezwarunkowego, co oznacza, że wypłata odszkodowania nie jest należna od istnienia uchybień najemcy wobec gwaranta czy wynajmującego wobec najemcy.

3. Akt notarialny dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c. 

Złożone w formie aktu notarialnego oświadczenie najemcy co do zapłaty kwot, wynikających z umowy najmu oraz co do wydania lokalu. Co do zabezpieczenia zobowiązań pieniężnych, istotnym jest, aby określić w umowie wysokość kwoty, do której najemca powinien dobrowolnie poddać się egzekucji. Z reguły określa się ją w umowie kwotowo lub też opisowo, poprzez zastosowanie konstrukcji typu: "do wysokości dziewięciokrotności miesięcznego czynszu powiększonego o należny podatek VAT oraz dziewięciokrotności miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej powiększonej o należny podatek VAT". W samym akcie notarialnym, którego wzór może stanowić załącznik do umowy, warto zrobić szczegółowe odnośniki do poszczególnych postanowień umowy, tak aby nie było wątpliwości, które zobowiązania zabezpiecza. Powinno się także określić termin, do którego wynajmujący może wystąpić o nadanie aktowi klauzuli wykonalności. Powinien on być skorelowany z uzgodnionym okresem najmu. Warto, aby podobnie jak gwarancja bankowa, przewidywał on pewien zapas czasowy na nadanie ww. klauzuli. W zakresie oświadczenia, wynikającego z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c., akt taki zabezpiecza wynajmującego przed sytuacją, w której najemca nie zwraca lokalu po ustaniu stosunku najmu. Podobnie, jak w przypadku innych zabezpieczeń umownych, oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, ze względu na zabezpieczenie interesu wynajmującego, powinno zostać doręczone wynajmującemu przed wydaniem przedmiotu najmu.

4. Poręczenie majątkowe

Forma zabezpieczenia często spotykana w sytuacji, w której spółka najemcy jest częścią większej grupy kapitałowej. W takiej sytuacji zdarza się, że strony uzgadniają, że za zobowiązania najemcy, wynikające z umowy najmu poręczy np. jego "spółka matka", czy też inny podmiot powiązany z nią kapitałowo. W treści umowy najmu określa się wówczas podmiot poręczyciela, sumę poręczenia oraz okres jego obowiązywania. Wzór samego poręczenia może stanowić załącznik do umowy, a najemca powinien być zobowiązany przedłożyć właściwy dokument poręczenia niepóźniej niż w dniu przekazania przedmiotu najmu.

5. Kaucja

Często spotykana forma zabezpieczenia, nierzadko stosowana jako alternatywa dla gwarancji bankowej. Polega na wpłaceniu przez najemcę na rachunek bankowy wynajmującego określonej sumy pieniężnej w celu zabezpieczenia jego ewentualnych roszczeń wynikających z umowy najmu. Podobnie jak w przypadku gwarancji, umowa powinna określać wysokość wymaganej kaucji, termin jej wpłaty, zasady korzystania z niej przez wynajmującego, uzupełniania oraz zwrotu.

Chociaż wymienione powyżej zabezpieczenia są najczęściej stosowane w umowach najmu powierzchni obiektów komercyjnych, zdarza się, że strony uzgodnią inne ich formy. Spośród tych rzadziej spotykanych, wymienić można weksel lub hipotekę ustanowioną na nieruchomości najemcy.

Z punktu widzenia wynajmującego najkorzystniejszymi są z całą pewnością gwarancje lub kaucja. Pozwalają na szybkie zaspokojenie roszczeń. Skorzystanie z aktu notarialnego dobrowolnego poddania się egzekucji wymaga nadania klauzuli wykonalności oraz skierowania sprawy do postępowania egzekucyjnego, co może znacznie wydłużyć pozyskanie należnych wynajmującemu kwot. Z punktu widzenia najemcy, najkorzystniejsze jest poręczenie majątkowe lub złożenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. To pierwsze jest bezkosztowe, natomiast akt stanowi tańszą alternatywę dla gwarancji, której ustanowienie i utrzymanie stanowi wymierny koszt dla najemcy. Kaucja skutkuje natomiast zamrożeniem środków pieniężnych na rachunku bankowym wynajmującego, co nie zawsze jest korzystne dla najemcy. Wynajmujący najczęściej wymaga od najemcy udzielenia dwojakiego zabezpieczenia. Z reguły występują one w następujących konfiguracjach:

1) Gwarancja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

2) Gwarancja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

3) Kaucja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

4) Kaucja + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

5) Poręczenie majątkowe + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.

6) Poręczenie majątkowe + akt dobrowolnego poddania się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.

Opłata eksploatacyjna. Jak gospodarować obiektem?

Opłata eksploatacyjna jest, drugim obok czynszu, istotnym świadczeniem, którym zwykło się obciążać najemcę przy najmie powierzchni komercyjnych. Najogólniej rzecz mówiąc, stanowi ona opłatę obliczoną jako udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty ponoszone przez wynajmującego (lub przez podmiot zarządzający) na obiekt. Ma ona istotne znaczenie w sytuacji, gdy lokal najemcy jest jedną z wielu powierzchni przeznaczonych pod najem. W takim przypadku, wszyscy najemcy partycypują w kosztach związanych z funkcjonowaniem i obsługą obiektu jako całości. Z uwagi na fakt, iż wynajmujący lub zarządca nie są w stanie przewidzieć, jak konkretnie będą kształtować takie koszty, strony umawiają się z reguły na określoną kwotę płatnej miesięcznie zaliczki za metr kwadratowy wynajętej powierzchni, która uiszczana jest na poczet opłaty eksploatacyjnej i następnie rozliczana po roku kalendarzowym okresu najmu. Na podstawie takiego rozliczenia określa się następnie wysokość zaliczki na kolejny rok oraz stwierdza się, czy w roku poprzednim wystąpiła nadpłata czy też niedopłata. Zdarza się, że w przypadku nadpłaty, postanowienia umowne przewidują zaliczenie jej na poczet przyszłych zaliczek na opłatę eksploatacyjną. Strony mogą się również umówić na procentowe ograniczenie wzrostu zaliczki, wprowadzając tzw. CAP na opłatę eksploatacyjną i/lub na obowiązek ewentualnych dopłat do opłaty eksploatacyjnej. W umowie określa się wówczas, iż wzrost zaliczki na poczet service charge nie może np. wzrosnąć o 15% w stosunku do wysokości zaliczki w roku poprzednim. Zabieg ten ma na celu zabezpieczenie najemcy przed nieograniczonym i niekontrolowanym wzrostem opłaty eksploatacyjnej. W obiektach komercyjnych, w których występuje duża rozpiętość powierzchniowa powierzchni przeznaczonych pod najem, zdarza się, że kluczowi najemcy (czy to ze względu na ww. dużą powierzchnię najmu, czy to z uwagi na swoją renomę lub markę), ponoszą opłatę eksploatacyjną na innych, bardziej preferencyjnych zasadach. Zdarza się też, że opłata eksploatacyjna nie występuje, jako odrębne świadczenie, lecz jest skalkulowana w ustalonej przez strony stawce czynszu. W takim wypadku, strony umawiają się na określony ryczałt, a opłata jako taka nie jest corocznie rozliczana. Podlega ona wówczas zazwyczaj waloryzacji.

Redagując postanowienia umowne, w interesie wynajmującego jest zachowanie otwartego katalogu tego, co ma się składać na opłatę eksploatacyjną. W interesie najemcy, wręcz przeciwnie. Ogólne określenie, że opłata eksploatacyjna stanowi udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty, które dotyczą obiektu, pozwala wynajmującemu lub zarządcy na dużą dowolność we przerzucaniu kosztów na najemców oraz może w okresie najmu być przyczynkiem do sytuacji spornych pomiędzy stronami. Z tego też względu, abstrahując od tego czy ostatecznie katalog kosztów i opłat składających się na service charge jest zamknięty czy otwarty, korzystnym dla stron umowy najmu jest możliwie szczegółowe określenie w umowie (lub załączniku do umowy) składników opłaty eksploatacyjnej. W zależności od charakteru obiektu w jej skład wchodzić mogą przede wszystkim:

1) wszelkie koszty związane z utrzymaniem obiektu jako całości w odpowiednim stanie technicznym, takie jak:

a) koszty zapewnienia serwisowania, konserwacji, przeglądów i napraw infrastruktury obiektu (m.in. układu drogowego, parkingów, terenów zielonych), jego wszelkich urządzeń i instalacji (m.in. instalacji klimatyzacyjnej i wentylacyjnej, schodów ruchomych, wind, drzwi, instalacji przeciwpożarowych, elektrycznych, wodnych, alarmowych, telefonicznych),

b) koszty utrzymania lub zatrudnienia służb zajmujących się obsługą i konserwacją ww. infrastruktury, urządzeń i instalacji,

c) koszty materiałów eksploatacyjnych dotyczących konserwacji ww. urządzeń i instalacji,

d) koszty konserwacji i odnawiania szyldów, banerów, masztów, drogowskazów, ogłoszeń, flag, map lokalizacyjnych, ekspozycji, tablic przeciwpożarowych, reklam, pylonów, semaforów oraz innej infrastruktury technicznej niezbędnej do funkcjonowania obiektu,

e) koszty remontów,

f) koszty zapewnienia oraz naprawy, serwisowania i wymiany kontenerów i innych pojemników na odpady na ternie obiektu,

g) koszty prowadzenia wszelkich robót i instalacji wszelkich urządzeń niezbędnych do dostosowania obiektu do obowiązujących przepisów prawa lub decyzji administracyjnych,

2) koszty związane z bieżącym funkcjonowaniem obiektu, takie jak:

a) koszty zużycia energii elektrycznej, wody i ścieków, gazu, koszty produkcji i dostarczenia czynnika grzewczego, wywozu wszelkich nieczystości stałych i płynnych, usług telekomunikacyjnych oraz informatycznych (m.in.: telefonów, Internetu) świadczonych na rzecz obiektu, w którym zlokalizowany jest lokal najemcy,

b) wynagrodzenie i koszty podmiotu zarządzającego i administrującego obiektem,

c) koszty sprzątania, ochrony, pielęgnacji roślin i zieleni, wywozu nieczystości, odśnieżania (m.in.: ciągów komunikacyjnych, parkingów, dróg dojazdowych oraz dachów),

d) koszty zapewnienia i wymiany roślinności oraz elementów architektury krajobrazu na terenie obiektu,

e) koszty zapewnienia personelu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania obiektu jako całości,

f) koszty ubezpieczenia obiektu przez wynajmującego,

g) koszty utrzymania pomieszczeń przeznaczonych dla administracji i obsługi obiektu,

3) koszty podatków i opłat (w tym m.in.: podatku od nieruchomości, opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego, opłaty planistycznej, opłaty adiacenckiej, opłaty z tytułu wyłączenia gruntu z produkcji rolnej, wynagrodzeń oraz kosztów płaconych w związku ze służebnościami, dzierżawą, najmem lub innymi prawami uprawniającymi do korzystania z nieruchomości osób trzecich, w szczególności w zakresie: parkingów, układu drogowego, sieci i infrastruktury w zakresie dostaw mediów, oznaczeń, pylonu i innych urządzeń reklamowych, koniecznych lub użytecznych dla funkcjonowania obiektu) ponoszonych przez wynajmującego, w tym koszty związane z urządzeniami i instalacjami koniecznymi do korzystania z takich praw lub koszty takich podatków i opłat, które je zastąpią, bądź zostaną wprowadzone obok nich,

4) koszty związane z promocją i reklamą obiektu, obejmujące w szczególności wszelkiego rodzaju koszty marketingu i promocji we wszelkich dostępnych mediach, w tym koszt prowadzenia akcji promocyjnych i marketingowych na terenie obiektu, jak i poza nim, umieszczania reklam obiektu w mediach dowolnie wybranych przez wynajmującego (w tym w prasie, radiu i telewizji), wydawania i dystrybucji gazetki promocyjnej, reklamowania obiektu na bilbordach, w tym koszty ponoszone na rzecz osób trzecich, zapewniających tego rodzaju usługi w odniesieniu do całego obiektu.

W zależności od specyfiki obiektu, do powyższego katalogu wchodzić również mogą inne części składowe, takie jak np. koszty zapewnienia masowego transportu klientów do obiektu czy koszty zapewnienia, serwisowania, konserwacji systemu liczenia klientów.

Niezależnie od przyjęcia w umowie najmu otwartego katalogu składników opłaty eksploatacyjnej, zdarza się, że wynajmujący forsuje umieszczenie w jej tekście zapisu, zgodnie z którym, najemca zobowiązany jest do zwrotu kosztów podatków i opłat poza opłatą eksploatacyjną, o ile wynajmujący tak zdecyduje. Jest to regulacja bardzo wygodna dla wynajmującego, gdyż do obciążenia najemcy takim kosztem nie musi czekać do corocznego rozliczenia service charge. Unika w ten sposób kredytowania tego kosztu na rzecz najemców. Przy stosunkowo wysokich opłatach planistycznych czy adiacenckich rozwiązanie takie jest dla wynajmującego bardzo korzystne.

Na czym zarabia wynajmujący

Decydując się na inwestycję, polegającą na budowie obiektu komercyjnego, inwestor musi się zmierzyć z oceną rentowności planowanego przedsięwzięcia. Nie wnikając w nierzadko skomplikowane szczegóły finansowania inwestycji, tworzy tzw. rent-roll, w którym w kolejnych pozycjach wymienia przewidywane wartości, które składają się na zakładany przychód wynajmującego z najmu wybudowanych powierzchni komercyjnych. Inwestor (lub działający na jego zlecenie komercjalizator), negocjując warunki biznesowe najmu, trzyma się założeń przyjętych w rent-rollu, starając się zmaksymalizować zysk poprzez wynegocjowanie stawek wyższych, niż w tym dokumencie wskazane. Podstawowymi zobowiązaniami najemców, za którymi idą pieniądze, są oczywiście czynsz i opłaty eksploatacyjne. Gdzie jednak można "wycisnąć" jeszcze jakieś złotówki czy euro, tak aby rachunek finansowy wynajmującego był jak najbardziej korzystny?

Poniżej przedstawiam przykłady zobowiązań umownych, które mogą przekładać się na realny zastrzyk finansowy dla wynajmującego lub też stanowią jego odciążenie w kosztach związanych z realizacją inwestycji oraz funkcjonowaniem obiektu po jego oddaniu do użytkowania.

1. Czynsz najmu - podstawowe świadczenie należne wynajmującemu z tytułu oddania lokalu w najem. Z reguły liczone od metra kwadratowego powierzchni najmu w złotówkach lub euro + należny podatek VAT. Może występować w postaci:

a) czynszu gwarantowanego (nazywanego też czynszem podstawowym lub minimalnym), którego ustalona wartość podlega waloryzacji i jest należna wynajmującemu np. w okresach miesięcznych na podstawie wystawianych najemcy faktur VAT,

b) czynszu od obrotu, naliczanego za dany okres rozliczeniowy (np. trzymiesięczny, półroczny lub roczny), ustalanego jako dany procent obrotów najemcy osiągniętych w wynajmowanym lokalu w przyjętym okresie (np. 5% obrotów). Czynsz taki może być świadczeniem zupełnie niezależnym od czynszu gwarantowanego i być rozliczany za uzgodniony okres na podstawie przedstawianych przez najemcę zestawień obrotów i ilości zrealizowanych w lokalu (lub z lokalu) transakcji lub być też ściśle powiązany z czynszem gwarantowanym. W tym ostatnim przypadku przyjmuje się, że jest on należny tylko wówczas, gdy kwota czynszu gwarantowanego zapłacona przez najemcę w przyjętym okresie rozliczeniowym jest niższa od kwoty wynikającej z czynszu od obrotu. Wówczas, najemca zobowiązuje się zapłacić wynajmującemu różnicę między czynszem od obrotu a czynszem gwarantowanym zapłaconym przez najemcę w danym okresie rozliczeniowym. Świadczenie takie stanowi de facto bonus za dobrze prosperujący w lokalu (obiekcie) biznes i jest czynnikiem mobilizującym obie strony, aby podczas okresu najmu intensyfikować zabiegi, zmierzające do osiągania przez najemców jak najwyższych obrotów.

2. Opłata eksploatacyjna - obliczona jako udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty ponoszone przez wynajmującego lub podmiot zarządzający obiektem. Zazwyczaj naliczana jest w formie miesięcznych zaliczek określanych jako "X zł / metr kwadratowy" powierzchni najmu + należny podatek VAT i rozliczana szczegółowo po upływie roku kalendarzowego, np. do 31 marca. Z takiego rocznego rozliczenia wynika następnie np. obowiązek dopłaty lub nadpłata na poczet opłaty eksploatacyjnej, jak również nowa stawka miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej. Nierzadko, strony w umowach najmu, przy opłacie eksploatacyjnej umawiają się na procentowe ograniczenie wzrostu ww. zaliczki, jak również wysokości dopłat, ustanawiając tzw. CAP na opłatę eksploatacyjną. O samym CAPie oraz tym, jakie koszty mogą składać się na opłatę eksploatacyjną napiszę przy następnej okazji.

3. Opłata na poczet kosztów eksploatacyjnych w czasie budowy - świadczenie odrębne od opłaty eksploatacyjnej sensu stricto. Naliczana za okres od przekazania lokalu najemcy do czasu jego otwarcia, przez okres prowadzonych w lokalu prac adaptacyjno-budowlanych. Opłata ta naliczana jest z reguły przy pierwszej komercjalizacji obiektu, w sytuacji w której najemca przyjmuje lokal w stanie surowym i adaptuje go na potrzeby swojej działalności. W takiej sytuacji, strony nierzadko umawiają się na pewien ryczałt (np. "X zł czy euro / metr kwadratowy" powierzchni najmu + należny podatek VAT). Przyszyli najemcy w ramach tej opłaty korzystają wówczas z całego zaplecza budowlano-organizacyjnego inwestora. W opłacie tej mieści się np. m.in. koszt energii elektrycznej czy wywozu nieczystości oraz odpadów budowlanych. Może ona stanowić zryczałtowaną opłatę za zużycie mediów w lokalu za okres od jego przekazania do otwarcia.

4. Opłata indywidualna - opłata należna od najemcy na poczet kosztów związanych z indywidualnym zużyciem przez najemcę mediów (m.in.: energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, gazu, ogrzewania i chłodzenia, klimatyzacji i wentylacji, kosztów odprowadzania ścieków, kosztów korzystania z usług telekomunikacyjnych - np. telefonu, internetu, telewizji kablowej i innych urządzeń, które mogą być zamontowane w lokalu na użytek najemcy). Stanowi ona w skrócie opłatę za media. W sytuacji, w której nie ma możliwości zawarcia przez najemcę umowy bezpośrednio z dostawcą mediów (czy to z przyczyn natury technicznej, czy też po prostu z uwagi na taką a nie inną politykę wynajmującego), płatności dotyczące indywidualnego zużycia mediów w lokalu są z reguły dokonywane za pośrednictwem wynajmującego. W takim wypadku, są one rozliczane na podstawie refaktur wystawianych najemcy przez wynajmującego i wskazań liczników zamontowanych w lokalu. Zdarza się, że warunki podpisanej umowy najmu, przy okazji postanowień dotyczących rozliczenia zużytych mediów, nakładają na najemcę obowiązek zapłaty na rzecz wynajmującego opłaty koordynacyjnej, stanowiącej swoistą marżę za sam proces rozliczania najemcy ze zużytych mediów.

5. Opłata marketingowa - może być jednorazowa i związana z samym otwarciem obiektu, w którym zlokalizowany jest lokal najemcy lub też płatna okresowo i wyodrębniona z opłaty eksploatacyjnej. W pierwszym przypadku stanowi swoisty udział najemcy w budżecie otwarcia obiektu. W ten sposób najemcy partycypują w kosztach związanych z uroczystym otwarciem obiektu czy kosztach jego promocji i reklamy w mediach. Taka jednorazowa opłata jest z reguły płatna na podstawie wystawionej przed wynajmującego faktury VAT przed przekazaniem lokalu najemcy. Stanowi określoną przez strony wprost kwotę lub stanowi wielokrotność ustalonego przez strony czynszu najmu. W drugim przypadku stanowi zryczałtowaną opłatę na bieżące cele związane z promocją i reklamą obiektu, w którym zlokalizowany jest lokal najemcy. Koszt ten jest wówczas wyodrębniony z opłaty eksploatacyjnej i składnika tego nie bierze się pod uwagę przy wyliczaniu zaliczki na tą ostatnią. Okresowa opłata marketingowa jest z reguły płatna miesięcznie i stanowi uzgodnioną przez strony ryczałtową kwotę przeznaczoną na ten cel.

6. Opłata z tytułu koordynacji technicznej najemcy - najczęściej przybiera formę zryczałtowanej, uzgodnionej przez strony, jednorazowej opłaty, uiszczanej przez najemcę w okresie prac budowlanych prowadzonych w obiekcie (w tym w jego lokalu). Przewiduje się ją w szczególności w umowach najmu zawieranych przed oddaniem obiektu (i lokalu) do użytkowania, a więc przy pierwszej komercjalizacji obiektu. Znajduje uzasadnienie szczególnie wówczas, gdy najemca przyjmuje lokal w stanie surowym lub półsurowym i zobowiązuje się wykonać w nim określone prace adaptacyjne. W przypadku robót prowadzonych równolegle w częściach wspólnych obiektu oraz innych lokalach, nierzadko potrzebna jest bieżąca koordynacja tych prac. W koszcie tym najemca partycypuje poprzez uiszczenie jednorazowej opłaty, płatnej np. w terminie 14 dni od dnia przekazania lokalu najemcy. Obowiązek jej poniesienia najczęściej reguluje załącznik techniczny do umowy najmu, opisujący standard lokalu, kwestie techniczne związane z obiektem i lokalem oraz podział prac i ich harmonogram.

7. Opłata z tytułu partycypacji w kosztach inspektorów nadzoru - podobnie jak opłata z tytułu koordynacji technicznej najemcy, najczęściej przybiera formę zryczałtowanej, uzgodnionej przez strony, jednorazowej opłaty, płatnej wynajmującemu po przekazaniu lokalu. Wiąże się z kosztem bieżącego nadzoru prac budowlanych realizowanych przez najemcę w lokalu. Obowiązek jej poniesienia najczęściej reguluje załącznik techniczny do umowy najmu.

8. Opłata z tytułu kontroli dokumentacji projektowej - świadczenie podobne do dwóch powyżej opisanych. Również, najczęściej przybiera formę zryczałtowanej, uzgodnionej przez strony, jednorazowej opłaty, płatnej przez najemcę po wydaniu jemu powierzchni najmu. Znajduje uzasadnienie w sytuacji, w której lokal przekazywany jest w stanie surowym lub półsurowym, a najemca "urządza" go według swojego projektu. Przed rozpoczęciem prac adaptacyjnych projekt taki podlega wcześniejszej akceptacji oraz uzgodnieniu z wynajmującym, zgodnie z procedurą uregulowaną w umowie najmu. Niezależnie od obowiązku zastosowania się najemcy do przekazanego jemu przez wynajmującego podręcznika projektowania lub wytycznych do projektowania, najemca zobowiązany jest do przedstawienia wynajmującemu do akceptacji najpierw projektu wstępnego, a następnie projektu wykonawczego i dokumentacji powykonawczej niezbędnej do uzyskania pozwolenia na użytkowanie. Wynajmujący uprawniony jest do zgłaszana uwag do przekazywanej dokumentacji projektowej na każdym etapie ww. opisanej procedury. Jej analizy dokonuje bądź firma zewnętrzna lub też wewnętrzny dział techniczno-projektowy wynajmującego. Koszt jej bieżącej kontroli jest częściowo przerzucany na najemcę za pośrednictwem opisanej opłaty, której stawka oraz zasady płatności z reguły określa załącznik techniczny do umowy najmu.

Tytułem wstępu

Podzielę się z Wami moimi spostrzeżeniami i problemami, z jakimi spotkało mi się mierzyć podczas mojej praktyki zawodowej. Wszystko w kontekście obsługi procesu inwestycyjnego - od pozyskania decyzji o zatwierdzeniu projektu budowlanego oraz udzieleniu pozwolenia na budowę obiektu handlowego do samego procesu komercjalizacji powierzchni handlowych oraz negocjowania warunków ich najmu. Enjoy.