W sytuacji, w której strony umowy najmu uzgodnią, że jednym z zobowiązań obciążających najemcę jest obowiązek zapłaty opłaty eksploatacyjnej w formie zaliczki (płatnej np. miesięcznie), która następnie rozliczana jest np. raz w roku, zdarza się, że strony ograniczają ewentualny wzrost tego świadczenia stosując w umowie tzw. CAP. Zabieg ten polega na ograniczeniu możliwości podwyższenia czy to zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej przez wynajmującego, czy też ograniczenia wysokości dopłaty do uiszczonej w danym okresie (np. rocznym) opłaty eksploatacyjnej. W umowie określona jest zazwyczaj bazowa kwota zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej określona jako "X" zł za metr kwadratowy powierzchni najmu. Z reguły zaliczki te płatne są w okresach miesięcznych, podobnie jak czynsz. Siłą rzeczy, szczególnie w przypadku pierwszej komercjalizacji obiektu, jeszcze podczas jego powstawania, wszelkie koszty wspólne mają charakter wyłącznie szacunkowych. Wartości zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych są szacowane przez wynajmującego w ten sposób, aby rachunek ekonomiczny funkcjonowania obiektu był dodatni. Tym niemniej szacunki szacunkami, a rzeczywistość rzeczywistością. Nierzadko zdarza się, że po roku funkcjonowania obiektu okazuje się, że rzeczywiste koszty wspólne przewyższają te szacunkowe. Wówczas wynajmujący (lub zarządca obiektu), przy rozliczaniu danego roku, zmuszony jest zwrócić się do najemców o dokonanie stosownych dopłat do uiszczonej dotychczas opłaty eksploatacyjnej, które to dopłaty spowodują, że świadczenie rzeczywiście zapłacone przez najemców będzie odpowiadać ich udziałom w rzeczywistych kosztach wspólnych obiektu. Na podstawie takiego rocznego rozliczenia określana jest także nowa wartość miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej na nowy rok najmu. W przypadku, gdy wykonane przez wynajmującego (lub zarządcę obiektu) roczne rozliczenie wykaże nadpłatę uiszczonego dotychczas przez najemcę na poczet opłaty eksploatacyjnej świadczenia, zdarza się że umowa przewiduje zaliczenie jej na poczet przyszłych opłat. Najemcy, chcąc zabezpieczyć się przed niekontrolowanym i nielimitowanym wzrostem zaliczek na opłatę eksploatacyjną na kolejne lata najmu, lub też dopłat do opłaty eksploatacyjnej, negocjują w swoich umowach postanowienia o tzw. CAPie. Strony określają wówczas procent:
a) powyżej którego wynajmujący nie może podwyższyć dotychczasowej stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej,
b) powyżej którego wynajmujący nie może zobowiązać najemcy do uiszczenia dopłaty do uiszczonej w danym roku sumy zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej - niezależnie od tego, że rzeczywisty udział w kosztach wspólnych przypadający na najemcę w rzeczywistości okazał się wyższy.
Im niższy procent, tym lepiej dla najemcy. Jego wyższa wartość daje natomiast wynajmującego większy margines błędu w szacowaniu kosztów wspólnych obiektu oraz ogranicza ryzyko poniesienia straty.
Zdarza się, że umowa najmu przewiduje jedynie CAP na wzrost stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej. W takim wypadku ewentualny obowiązek dopłaty przez najemcę jest niczym nieograniczony, a wynajmujący ma możliwość odzyskania części kosztów rzeczywiście przez niego poniesionych na bieżące funkcjonowanie obiektu.
CAP nie ma racji bytu w sytuacji, w której strony umówią się na ryczałtową opłatę eksploatacyjną. W takim przypadku jest ona zazwyczaj waloryzowana na zasadach określonych w umowie najmu.
Poniżej przedstawiam przykładowe postanowienia dotyczące opłaty eksploatacyjnej oraz CAPu stosowane w umowach najmu:
Najemca zobowiązuje się wnosić miesięczne zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej, których wysokość obowiązująca od pierwszego roku kalendarzowego, w którym nastąpiło przekazanie lokalu, wynosi [...] zł za jeden (1) metr kwadratowy. W kolejnych latach najmu, wysokość zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej zostanie wstępnie ustalona przez wynajmującego na podstawie oszacowania udziału najemcy w przewidywanych rocznych kosztach świadczeń eksploatacyjnych i zostanie przedstawiona najemcy. Miesięczna zaliczka na poczet opłaty eksploatacyjnej będzie odpowiadała 1/12 części oszacowanego udziału najemcy w rocznej opłacie eksploatacyjnej. Oszacowanie to zostanie opracowane przez wynajmującego nie później niż do [...] każdego roku i będzie obejmowało przewidywane na kolejny rok wydatki określone w ust. [...] niniejszego paragrafu z mocą obowiązującą wstecznie, to jest począwszy od 1 stycznia każdego roku. Strony zgodnie ustalają, że wysokość ustalonej w ten sposób, nowej stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej nie może wzrosnąć o więcej niż [...]% ([...] procent) w stosunku do stawki miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej wnoszonej przez najemcę w roku poprzednim. Do dnia ustalenia zakładanej opłaty eksploatacyjnej na bieżący rok najmu, najemca zobowiązany jest płacić wynajmującemu tymczasowo miesięcznie zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej, w wysokości ustalonej dla poprzedniego roku najmu.
Opłata eksploatacyjna będzie rozliczana pomiędzy najemcą a wynajmującym raz w roku, nie później niż do [...] każdego roku kalendarzowego na podstawie faktycznych kosztów poniesionych przez Wynajmującego na świadczenia eksploatacyjne. Najemca zapłaci wynajmującemu ewentualną różnicę pomiędzy obliczoną i należną za rok rozliczeniowy opłatą eksploatacyjną a sumą wpłaconych miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej w terminie [...] ([...]) dni od otrzymania faktury VAT, obejmującej to rozliczenie. Strony zgodnie ustalają, że wysokość ewentualnej dopłaty najemcy do opłaty eksploatacyjnej nie będzie wyższa niż [...]% ([...] procent) sumy miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej za poprzedni rok. Jeżeli okres najmu rozpoczął się w trakcie roku kalendarzowego, wówczas do obliczenia limitu dopłaty przyjmuję się, iż całkowita kwota opłaty eksploatacyjnej za pierwszy niepełny rok najmu stanowi kwotę ustaloną w następujący sposób: ((X +Y)/Z)*365, (gdzie: „X” to suma miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej za okres od daty przekazania lokalu do końca roku, w którym nastąpiło otwarcie lokalu lub obiektu, w zależności, które zdarzenie nastąpiło wcześniej; „Y” to dopłata ustalana na koniec roku, w którym nastąpiło otwarcie lokalu lub obiektu, w zależności, które zdarzenie nastąpiło wcześniej, wyliczona z zastrzeżeniem poprzedniego zdania; „Z” to liczba dni za okres od daty przekazania lokalu do końca roku, w którym nastąpiło otwarcie lokalu lub obiektu, w zależności, które zdarzenie nastąpiło wcześniej). Tym samym, ewentualna dopłata należna od najemcy (różnica, o której mowa powyżej) zostanie ustalona z uwzględnieniem ograniczenia, o którym mowa w zdaniach poprzedzających. W przypadku nadwyżki, wynajmujący zaliczy najemcy taką nadpłatę na poczet przyszłych miesięcznych zaliczek na poczet opłaty eksploatacyjnej, na co Najemca niniejszym wyraża zgodę.
