Decydując się na inwestycję, polegającą na budowie obiektu komercyjnego, inwestor musi się zmierzyć z oceną rentowności planowanego przedsięwzięcia. Nie wnikając w nierzadko skomplikowane szczegóły finansowania inwestycji, tworzy tzw. rent-roll, w którym w kolejnych pozycjach wymienia przewidywane wartości, które składają się na zakładany przychód wynajmującego z najmu wybudowanych powierzchni komercyjnych. Inwestor (lub działający na jego zlecenie komercjalizator), negocjując warunki biznesowe najmu, trzyma się założeń przyjętych w rent-rollu, starając się zmaksymalizować zysk poprzez wynegocjowanie stawek wyższych, niż w tym dokumencie wskazane. Podstawowymi zobowiązaniami najemców, za którymi idą pieniądze, są oczywiście czynsz i opłaty eksploatacyjne. Gdzie jednak można "wycisnąć" jeszcze jakieś złotówki czy euro, tak aby rachunek finansowy wynajmującego był jak najbardziej korzystny?
Poniżej przedstawiam przykłady zobowiązań umownych, które mogą przekładać się na realny zastrzyk finansowy dla wynajmującego lub też stanowią jego odciążenie w kosztach związanych z realizacją inwestycji oraz funkcjonowaniem obiektu po jego oddaniu do użytkowania.
1. Czynsz najmu - podstawowe świadczenie należne wynajmującemu z tytułu oddania lokalu w najem. Z reguły liczone od metra kwadratowego powierzchni najmu w złotówkach lub euro + należny podatek VAT. Może występować w postaci:
a) czynszu gwarantowanego (nazywanego też czynszem podstawowym lub minimalnym), którego ustalona wartość podlega waloryzacji i jest należna wynajmującemu np. w okresach miesięcznych na podstawie wystawianych najemcy faktur VAT,
b) czynszu od obrotu, naliczanego za dany okres rozliczeniowy (np. trzymiesięczny, półroczny lub roczny), ustalanego jako dany procent obrotów najemcy osiągniętych w wynajmowanym lokalu w przyjętym okresie (np. 5% obrotów). Czynsz taki może być świadczeniem zupełnie niezależnym od czynszu gwarantowanego i być rozliczany za uzgodniony okres na podstawie przedstawianych przez najemcę zestawień obrotów i ilości zrealizowanych w lokalu (lub z lokalu) transakcji lub być też ściśle powiązany z czynszem gwarantowanym. W tym ostatnim przypadku przyjmuje się, że jest on należny tylko wówczas, gdy kwota czynszu gwarantowanego zapłacona przez najemcę w przyjętym okresie rozliczeniowym jest niższa od kwoty wynikającej z czynszu od obrotu. Wówczas, najemca zobowiązuje się zapłacić wynajmującemu różnicę między czynszem od obrotu a czynszem gwarantowanym zapłaconym przez najemcę w danym okresie rozliczeniowym. Świadczenie takie stanowi de facto bonus za dobrze prosperujący w lokalu (obiekcie) biznes i jest czynnikiem mobilizującym obie strony, aby podczas okresu najmu intensyfikować zabiegi, zmierzające do osiągania przez najemców jak najwyższych obrotów.
2. Opłata eksploatacyjna - obliczona jako udział najemcy w opłatach obejmujących wszystkie koszty i opłaty ponoszone przez wynajmującego lub podmiot zarządzający obiektem. Zazwyczaj naliczana jest w formie miesięcznych zaliczek określanych jako "X zł / metr kwadratowy" powierzchni najmu + należny podatek VAT i rozliczana szczegółowo po upływie roku kalendarzowego, np. do 31 marca. Z takiego rocznego rozliczenia wynika następnie np. obowiązek dopłaty lub nadpłata na poczet opłaty eksploatacyjnej, jak również nowa stawka miesięcznej zaliczki na poczet opłaty eksploatacyjnej. Nierzadko, strony w umowach najmu, przy opłacie eksploatacyjnej umawiają się na procentowe ograniczenie wzrostu ww. zaliczki, jak również wysokości dopłat, ustanawiając tzw. CAP na opłatę eksploatacyjną. O samym CAPie oraz tym, jakie koszty mogą składać się na opłatę eksploatacyjną napiszę przy następnej okazji.
3. Opłata na poczet kosztów eksploatacyjnych w czasie budowy - świadczenie odrębne od opłaty eksploatacyjnej sensu stricto. Naliczana za okres od przekazania lokalu najemcy do czasu jego otwarcia, przez okres prowadzonych w lokalu prac adaptacyjno-budowlanych. Opłata ta naliczana jest z reguły przy pierwszej komercjalizacji obiektu, w sytuacji w której najemca przyjmuje lokal w stanie surowym i adaptuje go na potrzeby swojej działalności. W takiej sytuacji, strony nierzadko umawiają się na pewien ryczałt (np. "X zł czy euro / metr kwadratowy" powierzchni najmu + należny podatek VAT). Przyszyli najemcy w ramach tej opłaty korzystają wówczas z całego zaplecza budowlano-organizacyjnego inwestora. W opłacie tej mieści się np. m.in. koszt energii elektrycznej czy wywozu nieczystości oraz odpadów budowlanych. Może ona stanowić zryczałtowaną opłatę za zużycie mediów w lokalu za okres od jego przekazania do otwarcia.
4. Opłata indywidualna - opłata należna od najemcy na poczet kosztów związanych z indywidualnym zużyciem przez najemcę mediów (m.in.: energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, gazu, ogrzewania i chłodzenia, klimatyzacji i wentylacji, kosztów odprowadzania ścieków, kosztów korzystania z usług telekomunikacyjnych - np. telefonu, internetu, telewizji kablowej i innych urządzeń, które mogą być zamontowane w lokalu na użytek najemcy). Stanowi ona w skrócie opłatę za media. W sytuacji, w której nie ma możliwości zawarcia przez najemcę umowy bezpośrednio z dostawcą mediów (czy to z przyczyn natury technicznej, czy też po prostu z uwagi na taką a nie inną politykę wynajmującego), płatności dotyczące indywidualnego zużycia mediów w lokalu są z reguły dokonywane za pośrednictwem wynajmującego. W takim wypadku, są one rozliczane na podstawie refaktur wystawianych najemcy przez wynajmującego i wskazań liczników zamontowanych w lokalu. Zdarza się, że warunki podpisanej umowy najmu, przy okazji postanowień dotyczących rozliczenia zużytych mediów, nakładają na najemcę obowiązek zapłaty na rzecz wynajmującego opłaty koordynacyjnej, stanowiącej swoistą marżę za sam proces rozliczania najemcy ze zużytych mediów.
5. Opłata marketingowa - może być jednorazowa i związana z samym otwarciem obiektu, w którym zlokalizowany jest lokal najemcy lub też płatna okresowo i wyodrębniona z opłaty eksploatacyjnej. W pierwszym przypadku stanowi swoisty udział najemcy w budżecie otwarcia obiektu. W ten sposób najemcy partycypują w kosztach związanych z uroczystym otwarciem obiektu czy kosztach jego promocji i reklamy w mediach. Taka jednorazowa opłata jest z reguły płatna na podstawie wystawionej przed wynajmującego faktury VAT przed przekazaniem lokalu najemcy. Stanowi określoną przez strony wprost kwotę lub stanowi wielokrotność ustalonego przez strony czynszu najmu. W drugim przypadku stanowi zryczałtowaną opłatę na bieżące cele związane z promocją i reklamą obiektu, w którym zlokalizowany jest lokal najemcy. Koszt ten jest wówczas wyodrębniony z opłaty eksploatacyjnej i składnika tego nie bierze się pod uwagę przy wyliczaniu zaliczki na tą ostatnią. Okresowa opłata marketingowa jest z reguły płatna miesięcznie i stanowi uzgodnioną przez strony ryczałtową kwotę przeznaczoną na ten cel.
6. Opłata z tytułu koordynacji technicznej najemcy - najczęściej przybiera formę zryczałtowanej, uzgodnionej przez strony, jednorazowej opłaty, uiszczanej przez najemcę w okresie prac budowlanych prowadzonych w obiekcie (w tym w jego lokalu). Przewiduje się ją w szczególności w umowach najmu zawieranych przed oddaniem obiektu (i lokalu) do użytkowania, a więc przy pierwszej komercjalizacji obiektu. Znajduje uzasadnienie szczególnie wówczas, gdy najemca przyjmuje lokal w stanie surowym lub półsurowym i zobowiązuje się wykonać w nim określone prace adaptacyjne. W przypadku robót prowadzonych równolegle w częściach wspólnych obiektu oraz innych lokalach, nierzadko potrzebna jest bieżąca koordynacja tych prac. W koszcie tym najemca partycypuje poprzez uiszczenie jednorazowej opłaty, płatnej np. w terminie 14 dni od dnia przekazania lokalu najemcy. Obowiązek jej poniesienia najczęściej reguluje załącznik techniczny do umowy najmu, opisujący standard lokalu, kwestie techniczne związane z obiektem i lokalem oraz podział prac i ich harmonogram.
7. Opłata z tytułu partycypacji w kosztach inspektorów nadzoru - podobnie jak opłata z tytułu koordynacji technicznej najemcy, najczęściej przybiera formę zryczałtowanej, uzgodnionej przez strony, jednorazowej opłaty, płatnej wynajmującemu po przekazaniu lokalu. Wiąże się z kosztem bieżącego nadzoru prac budowlanych realizowanych przez najemcę w lokalu. Obowiązek jej poniesienia najczęściej reguluje załącznik techniczny do umowy najmu.
8. Opłata z tytułu kontroli dokumentacji projektowej - świadczenie podobne do dwóch powyżej opisanych. Również, najczęściej przybiera formę zryczałtowanej, uzgodnionej przez strony, jednorazowej opłaty, płatnej przez najemcę po wydaniu jemu powierzchni najmu. Znajduje uzasadnienie w sytuacji, w której lokal przekazywany jest w stanie surowym lub półsurowym, a najemca "urządza" go według swojego projektu. Przed rozpoczęciem prac adaptacyjnych projekt taki podlega wcześniejszej akceptacji oraz uzgodnieniu z wynajmującym, zgodnie z procedurą uregulowaną w umowie najmu. Niezależnie od obowiązku zastosowania się najemcy do przekazanego jemu przez wynajmującego podręcznika projektowania lub wytycznych do projektowania, najemca zobowiązany jest do przedstawienia wynajmującemu do akceptacji najpierw projektu wstępnego, a następnie projektu wykonawczego i dokumentacji powykonawczej niezbędnej do uzyskania pozwolenia na użytkowanie. Wynajmujący uprawniony jest do zgłaszana uwag do przekazywanej dokumentacji projektowej na każdym etapie ww. opisanej procedury. Jej analizy dokonuje bądź firma zewnętrzna lub też wewnętrzny dział techniczno-projektowy wynajmującego. Koszt jej bieżącej kontroli jest częściowo przerzucany na najemcę za pośrednictwem opisanej opłaty, której stawka oraz zasady płatności z reguły określa załącznik techniczny do umowy najmu.
